Zo šanónov do cloudu: úloha tlačových zariadení v digitalizácii a automatizácii pracovných postupov
Keďže digitalizácia neustále mení spôsob, akým pracujeme, mohlo by sa zdať, že tlačové zariadenia už nemajú na dnešnom pracovisku veľký význam. Takéto tvrdenie je však v skutočnosti veľmi ďaleko od pravdy. Tlačové infraštruktúry prosperujú a neustále sa vyvíjajú, pričom zohrávajú kľúčovú úlohu na ceste k digitalizácii, ako aj k automatizácii pracovných postupov dokumentov.
V tomto článku vysvetlím, prečo sú manažéri IT a zariadení na správnej ceste, keď do svojich plánov digitalizácie začleňujú inteligentné tlačové zariadenia. Poskytnem tiež tipy a rady, ako z digitálnej tlačovej infraštruktúry vyťažiť to najlepšie.
Potreba tlačových zariadení v digitálnom svete
Najprv mi dovoľte, aby som sa s vami podelil o niekoľko nedávnych prieskumov. V nedávnej správe Quocirca sa uvádza, že viac ako dve tretiny (69 %) spoločností, ktoré využívajú služby správy tlače (MPS), urýchľujú svoj plán digitalizácie v porovnaní so 40 % spoločností, ktoré MPS nevyužívajú. Takmer dve tretiny (65 %) vedúcich pracovníkov v oblasti IT tvrdia, že je mimoriadne alebo veľmi dôležité, aby ich dodávateľ tlače dokázal zabezpečiť aj automatizáciu obchodných procesov.
Napriek významným iniciatívam zameraným na digitalizáciu budú spoločnosti naďalej závislé od tlače. Zatiaľ čo 46 % tých, ktorí urýchľujú plány digitalizácie, očakáva, že objem tlače sa do roku 2025 zníži, 38 % očakáva nárast. Odráža to postupný prechod na kanceláriu s menším objemom použitého papiera, ale nie úplne bez neho.
Prečo sú tlačiarne nevyhnutné pre digitalizáciu?
Hoci každá spoločnosť bude mať svoje vlastné nuansy, nevyhnutne budú stále existovať prípady, keď budú fyzické dokumenty veľmi potrebné, takže nájdenie správnej rovnováhy a navrhnutie tlačovej infraštruktúry na optimalizáciu digitálnej cesty je základom stratégie digitalizácie.
Moderné multifunkčné tlačiarne, ktoré majú ďaleko od tradičných papierových zariadení, sú teraz veľmi všestranné, programovateľné digitálne nástroje. Vďaka strategickému prístupu tieto zariadenia pridávajú významnú hodnotu, optimalizujú obchodné operácie a umožňujú flexibilnejšie spôsoby práce.
Moderné zariadenia s podporou cloudu, ako napr. rad produktov RICOH IM-C sú výkonnými digitálnymi uzlami, ktoré fungujú v rámci pracovného toku dokumentov a umožňujú používateľom digitalizovať a tlačiť dokumenty podľa potreby. Či už ide o digitalizáciu fyzických dokumentov priamo do automatizovaných pracovných postupov cez Office 365, SharePoint a iné aplikácie založené na cloude alebo konverziu digitálneho dokumentu na fyzické aktíva z počítača či mobilného zariadenia z akéhokoľvek miesta priamo na centrálne miesto na odoslanie.
Preklenutie priepasti medzi papierovou a digitálnou formou
Pozrime sa, ako môžu tlačové zariadenia pripojené ku cloudu transformovať naskenované dokumenty do upraviteľných a prehľadávateľných digitálnych formátov, čím poskytujú spoločnostiam a zamestnancom viaceré výhody. Napríklad:
- Efektívnosť: Prehľadávateľné dokumenty výrazne uľahčujú rýchle vyhľadanie konkrétnych informácií. Vyhľadajte informácie podľa kľúčového slova alebo frázy. To umožňuje rýchlejšie spracovanie dokumentov a pomáha zamestnancom sústrediť sa na dôležitejšie úlohy.
- Spolupráca: Na digitálnych dokumentoch môžu spolupracovať viacerí členovia tímu, aj keď pracujú na diaľku. Podporuje to lepšiu komunikáciu a tímovú prácu v rámci spoločnosti.
- Presnosť: Manuálne zadávanie údajov z papierových dokumentov môže viesť k chybám. Skenovanie a konverzia dokumentov do digitálnych formátov eliminuje riziko chýb a zabezpečuje vyššiu presnosť údajov.
- Vylepšené zabezpečenie: Digitálne dokumenty je možné bezpečnejšie ukladať a ľahšie spravovať ako papierové dokumenty. Prístup k digitálnym súborom možno kontrolovať a monitorovať a citlivé informácie možno šifrovať alebo chrániť heslom.
- Vplyv na životné prostredie: Zníženie spotreby papiera prostredníctvom digitalizácie pomáha znížiť ekologickú stopu spoločnosti. Prospieva to životnému prostrediu a zvyšuje úsilie spoločnosti o udržateľnosť a sociálnu zodpovednosť.
Prečo spolupracovať so špecialistom na správu tlače a automatizáciu?
Správa tlačovej infraštruktúry môže byť časovo náročná. Komunikácia s dodávateľmi tlače, dohľad nad zmluvami o poskytovaní služieb, správa zásob, riešenie problémov - to všetko sú rušivé prvky, ktoré zaťažujú interné zdroje.
Ako je vidieť v mnohých oblastiach podnikania, outsourcing je veľmi efektívnym riešením. Zabezpečuje tiež, že získate rady o osvedčených postupoch, značné odborné znalosti, najnovšiu, najudržateľnejšiu technológiu a často aj zníženie nákladov. To je dôvod, prečo je partnerstvo s odborníkom na služby správy tlače a automatizácie (MPaAS) z podnikateľského hľadiska vhodné.
Správny partner vám poskytne aj odborné znalosti nad rámec tlače. Zameria sa na celú tlačovú infraštruktúru a poskytne poradenstvo v oblasti produktivity a efektívnosti, uchovávania a využívania údajov. Výsledkom je automatizácia procesov, zefektívnenie pracovných postupov a zdokonalenie technológií.
Keďže digitalizácia je strategickým cieľom, odborník na MPaAS môže byť transformačným nástrojom, ktorý pomôže realizovať ciele spoločnosti.
Ako si vybrať správneho poskytovateľa správy tlače?
- Skúsenosti s digitálnou transformáciou: Pri prechode z papierových pracovných postupov na digitálne hľadajte kvalifikovaného poskytovateľa s preukázateľnými skúsenosťami s vedením spoločnosti.
- Viac ako len technika: Hľadajte viac než len technologické ponuky. Spoľahlivý poskytovateľ by vám mal poradiť s osvedčenými postupmi a pomôcť vám osvojiť si nové metódy správy dokumentov a automatizácie pracovných postupov.
- Odbornosť v oblasti riadenia zmien: Vyberte si poskytovateľa s bohatými skúsenosťami v oblasti správy organizačných zmien, ktorý pomôže vašej firme zaviesť lepšie pracovné postupy.
- Pochopenie odvetvia: Vyberte si poskytovateľa so skúsenosťami v rôznych odvetviach, ktorý dokáže prispôsobiť svoju ponuku jedinečným potrebám vášho odvetvia, pretože každé odvetvie má svoje vlastné jedinečné požiadavky a nuansy.
- Podpora pre všetky veľkosti firiem: Uistite sa, že poskytovateľ dokáže podporovať malé aj veľké firmy a ponúka infraštruktúru, poradenstvo a podporu potrebnú pre váš digitálny prechod bez ohľadu na vašu veľkosť a lokalitu.
Pokračujte na svojej ceste k digitalizácii a automatizácii pracovných postupov
Harald List
Riaditeľ pre správu produktov a služieb v regióne EMEA, Ricoh Europe
