Domov
Insights
Blog

Ako automatizácia rozvíja kreativitu na pracovisku

image

Vďaka nástupu chatbotov s umelou inteligenciou a čoraz sofistikovanejším robotickým technológiám si ľudia často spájajú automatizáciu s blížiacim sa ovládnutím našich pracovných úloh a domáceho života.

Hoci pokrok týchto technológií je zarážajúci, predstava automatizácie môže byť príliš senzáciechtivá. V skutočnosti automatizácia stojí za digitálnym vývojom väčšiny spoločností, ktoré sa snažia transformovať svoju činnosť. Pokiaľ ide o digitálnu transformáciu, firmy všetkých veľkostí dosiahli rôzne stupne úspechu a na tejto ceste sa nachádzajú vo veľmi odlišných fázach. 
 
V súčasnosti klesajúca produktivita a ekonomické tlaky zvyšujú záujem o automatizáciu obchodných procesov, pretože sa firmy snažia optimalizovať rozpočty, zefektívňovať pracovné postupy a zvyšovať efektivitu celej spoločnosti.
 
Nedávny prieskum spoločnosti Ricoh Europe ukázal, že digitálna transformácia by mohla v nasledujúcich piatich rokoch zvýšiť HDP EÚ a Spojeného kráľovstva o 3,4 %, čo zodpovedá rastu 622 miliárd EUR. Je to lákavé zvýšenie produktivity v čase, keď mnohé firmy čelia stagnujúcej ekonomike a znižovaniu zdrojov.
 
Hoci zamestnanci v drvivej väčšine podporujú automatizáciu, pričom 69 % z nich je pripravených využiť nástroje automatizácie na zníženie administratívnych a nudných úloh, je nevyhnutné, aby firmy zapájali zamestnancov do digitalizácie. Pomôže to zmierniť akékoľvek obavy z "robotického ovládnutia" a ukázať výhody, ktoré prináša.
 
Ako teda môžu firmy čo najlepšie zdôvodniť účel automatizácie, aký je rozdiel medzi nástrojmi workflow a automatizáciou procesov a ako zabezpečiť, aby zamestnanci zostali v centre rozhodovania?   

Zefektívnenie činností na pracovisku

V našom svete zdanlivo okamžitej reakcie sú manuálne procesy pre zákazníkov a zamestnancov veľmi nepríjemné. Manuálne spracovávanie spôsobuje zbytočné oneskorenia a chyby. Napríklad účtovné tímy údajne nesprávne klasifikujú každú dvadsiatu faktúru v dôsledku manuálneho postupu. Zákazníci očakávajú dokonalé a rýchle služby, pričom digitálne transakcie sa stávajú skôr očakávaným minimom než bonusom navyše. Štandardizácia procesov pomocou automatizácie pomáha zlepšovať služby zákazníkom tým, že urýchľuje reakcie, znižuje mieru chybovosti a zvyšuje kvalitu práce.
 
Zamestnanci medzitým prahnú po automatizácii, aby sa mohli sústrediť na plnohodnotnejšiu prácu, ktorá je hnacím motorom inovácií. Spracovanie papierových dokumentov si vyžaduje čas a trpezlivosť, takže zostáva menej času na kreatívne projekty a riešenie problémov, ktoré hýbu firmou. Náš prieskum ukázal, že 64 % európskych zamestnancov by práca bavila viac, keby mali čas na kreatívne úlohy. Zbavenie zamestnancov ťažkej administratívnej záťaže a nudných manuálnych procesov pomáha zvýšiť ich angažovanosť a dáva im pocit, že si ich viac cenia.
 
Okrem zvýšenia kultúry na pracovisku má automatizácia aj jednoznačné výhody pre produktivitu. Manuálne procesy predstavujú pre firmy vysoké náklady na pracovnú silu a nízku pridanú hodnotu. Nehovoriac o problémoch súvisiacich s dodržiavaním predpisov a bezpečnosťou fyzických dokumentov. Okrem optimalizácie zdrojov a istoty, že dokumenty sú bezpečne uložené, ponúka automatizácia procesov aj výhody pre životné prostredie, pretože firmy používajú menej papiera.
image

Workflow verzus automatizácia procesov

Transformácia často prebieha v rámci celej spoločnosti. Niekde sa môžu automatizovať jednotlivé procesy, napríklad digitalizácia potvrdení. Inde sa automatizujú celé pracovné postupy v rámci oddelenia, napríklad celý proces prijímania zamestnancov. Pred implementáciou novej technológie na digitalizáciu procesu musia tímy IT pochopiť jemnejšie detaily problému. Vyriešilo by automatizovanie jedného konkrétneho pracovného postupu problém, alebo je v hre širší prevádzkový problém, ktorý si vyžaduje viac technickej infraštruktúry?
 
Nástroje na automatizáciu pracovných postupov automatizujú jeden proces, ktorý sa začína v jednom bode a končí v inom, napríklad personálne oddelenie spracúva formulár žiadosti o zamestnanie. Produkty ako DocuWare umožňujú automatizáciu pracovných tokov dokumentov, čím sa znižujú náklady na papier a firmy rýchlejšie získavajú potrebné informácie. Automatizácia procesov pritom funguje vo viacerých pracovných postupoch s viacerými údajmi a kontaktnými bodmi. Vezmite si napríklad nástup do zamestnania v oblasti ľudských zdrojov. Ide o viacstupňový proces, ktorý zahŕňa dokumenty z viacerých miest. Platformy na automatizáciu, ako napríklad Axon Ivy, znižujú počet kontaktných bodov v rámci celého procesu, čím zvyšujú jeho efektívnosť a rýchlosť. 
 
Spolupráca s digitálnym partnerom pomáha spoločnostiam prijímať informované, strategické rozhodnutia o transformácii a vyberať riešenia, ktoré spĺňajú ich potreby. Ešte lepšie je vybrať si partnera, ktorý je komplexným partnerom a zabezpečuje lepšie zosúladenie platforiem v rámci celej spoločnosti.

Ľudia v centre pozornosti

Hoci technológia môže vyriešiť niektoré neuveriteľne zložité problémy, nebude úspešná, ak nebudete mať podporu zamestnancov. Nedostatok konzultácií a komunikácie so zamestnancami o digitálnej stratégii spoločnosti a výhodách, ktoré prináša, môže viesť k dezinformáciám a nespokojnosti. Náš prieskum odhalil silnú súvislosť medzi pracovnou pohodou a pocitom, že majú možnosť vyjadriť sa k rozhodnutiam na pracovisku. Zatiaľ čo 56 % európskych zamestnancov uviedlo, že ich práca je pre nich zdrojom uspokojenia, toto číslo sa zvýšilo na 67 % v prípade tých, ktorí majú pocit, že majú možnosť vyjadriť sa k rozhodnutiam, ktoré ovplyvňujú ich každodennú prácu. 
 
Pravidelná komunikácia so zamestnancami o zavádzaní nových nástrojov automatizácie bude mať zásadný význam pre udržanie dôvery. Zamestnávatelia by mali jasne informovať o výhodách, ktoré prináša automatizácia, aby zmiernili obavy a mylné predstavy o tom, že automatizácia spôsobuje prepúšťanie zamestnancov. Automatizácia nie je o znižovaní počtu pracovných miest, ale o zvýšení efektívnosti zdrojov a otváraní cesty firmám k inovatívnejšej a kreatívnejšej práci. 

Zabezpečenie úspešnej transformácie podnikania

Keďže manažéri IT sa snažia automatizovať nové oblasti podnikania s cieľom zvýšiť efektívnosť a produktivitu, je kľúčové integrovať plány ako súčasť širšej obchodnej stratégie. Namiesto toho, aby sa na každé riešenie pozerali izolovane, mali by sa tímy IT orientovať na problematiku a začať s jej riešením: správna technológia automatizácie bude nasledovať.
 
Na zabezpečenie úspešnej transformácie firmy musia riadiaci pracovníci od začiatku zapojiť do procesu zamestnancov a jasne informovať o výhodách, ktoré automatizácia prináša.
 
Ak sa chcete dozvedieť viac o správe obchodných procesov, kliknite sem.
How automation unleashes a more creative workplace
Lisa Topliss

Lisa Topliss

Riaditeľka oddelenia správy obchodných procesov, Ricoh Europe

Obráťte sa na nás

Porozprávajte sa s odborníkom na Ricoh

Ak máte akékoľvek otázky alebo sa chcete dozvedieť viac o proaktívnej ochrane pred ransomvérom

Kontaktujte nás