Domov
Prieskumy
Blogs
krokov k zavedeniu systému správy dokumentov

10 krokov k zavedeniu systému správy dokumentov

image

Mnohé spoločnosti dnes využívajú kombináciu papierových a digitálnych postupov.

Aplikácie, získané na uspokojenie okamžitej potreby, môžu fungovať podľa očakávania. No s rastúcou komplexnosťou spoločnosti je tiež pravdepodobné, že dnešné procesy už nebudú vyhovovať svojmu účelu zajtra.
 
Ako príklad môžeme použiť takú správu dokumentov. Táto sa pravdepodobne zaistí digitálnym riešením a nejakou formou fyzickej archivácie alebo aspoň s určitým manuálnym úsilím zamestnancov, aby sa zaistilo správne indexovanie informácií. Tento prístup môže fungovať dobre. Možno však nastal čas zvážiť aj komplexnejšie riešenie, ktoré zefektívni prevádzkové procesy, ušetrí náklady a zamestnancom umožní, aby sa sústredili na svoju prácu namiesto vyhľadávania informácií. Implementácia systému správy dokumentov (DMS) môže byť náročná, ale vďaka systematickému prístupu sa môžete vyhnúť problémom.

1. Presvedčte zúčastnené strany a zapojte špecializované oddelenia

Zavedenie systému DMS je komplexný a rozsiahly projekt, ktorý zmení prácu vašich zamestnancov. Vytvorte tímového ducha už od začiatku a zapojte všetkých príslušných zamestnancov a oddelenia. Využite ich znalosti, skúsenosti a odborné skúsenosti.

2. Spravte komplexnú inventarizáciu súčasného stavu

Podrobná analýza súčasného stavu je základom pre riadne naplánovanie projektu:
  • S akými dokumentmi vo svojej spoločnosti pracujete?
  • Ako ich v súčasnosti spracúvate, indexujete a archivujete?
  • Prečo chcete zaviesť nový systém?
 
Všetky body podrobne spíšte a vytvorte kontrolný zoznam.

3. Vypracujte ciele

Analýza súčasného stavu je východiskom pre definovanie podrobných cieľov v súlade s tým, čo chcete dosiahnuť. Stanovte si typy dokumentov, ktoré chcete digitalizovať, a spôsob, ako chcete organizovať tok informácií v spoločnosti.
 
Rovnako dôležitá je aj otázka, ktoré oddelenia a osoby majú mať k dokumentom prístup. Popremýšľajte o kritériách ako efektívnosť práce, ochrana údajov a zabezpečenie informácií. Kľúčové je aj stanovenie priorít.

4. Vyberte si ako partnerov uznávaných odborníkov na IT

Pre väčšinu firiem odporúčame použiť komplexný balík dodávaný poskytovateľmi IT služieb, ktorý obsahuje rôznorodé služby, od plánovania cez inštaláciu až po podporu. 
 
Musíte sa môcť spoľahnúť na bezproblémovú prevádzku a jednoduchú obsluhu softvéru DMS. Uistite sa, že má poskytovateľ IT služieb dostatočné skúsenosti a zaručuje intenzívnu podporu projektu.

5. Organizujte a realizujte školenia pre zamestnancov

Primerané školenie o novom softvéri znamená, že sa vaši zamestnanci s programom poriadne oboznámia. Dobrý partner vám s tým pomôže, aby zaistil uplatňovanie osvedčených postupov.
 
Pri plánovaní krokov na predstavenie digitálnej správy dokumentov zohľadnite aj potrebné zručnosti zamestnancov. V ideálnom prípade budú môcť vaši zamestnanci používať softvér hneď po oboznámení sa s ním. Vďaka tomu si budete môcť rýchlo uvedomiť jeho výhody.
 
Investujte do kvalitných školení a workshopov. Váš poskytovateľ IT služieb by mal ponúkať praktické školiace kurzy.

6. Realizácia: predstavenie softvéru DMS

Prípravné kroky na predstavenie systému ste zvládli a nastupuje dôležitý moment: odborníci na IT zavedú softvér a vaši zamestnanci môžu používať digitálne aplikácie. Predchádzajúce školenie by im malo umožniť pochopiť a používať požadované funkcie.
 
Napriek tomu však budú mať otázky a problémy. Pri takejto komplexnej zmene je to normálne. Správny partner pre digitalizáciu vás pri riadení projektu podporí. Rýchla podpora je obzvlášť dôležitá pri menších problémoch.

7. Dôkladne podporujte zavedenie DMS

Digitalizácia správy dokumentov je zvyčajne strednodobý až dlhodobý proces. Niekedy sa až v praxi ukáže, kde je potrebná ďalšia optimalizácia.
 
Systematicky zhromažďujte skúsenosti svojich oddelení a zamestnancov.

8. Vykonajte opakované workshopy

Cenným prínosom k systematickej podpore projektu sú opakované workshopy, na ktorých môžete získať cielenú spätnú väzbu od svojich zamestnancov. V každodennom živote sa veľa vecí stratí. Napríklad sa vyskytne problém alebo niekto navrhne zlepšenie, ale zabudne ho poslať ďalej. Pomocou kontrolných seminárov môžete zachytiť a riešiť praktické skúsenosti svojho tímu.

9. Postupne zavádzajte nové digitálne postupy

Mnohé spoločnosti sa rozhodnú správu dokumentov digitalizovať postupne. Umožňuje to prehľadnú implementáciu v dlhšom časovom období a lepšiu kontrolu. Organizácia školení a ďalších úloh je jej stálou súčasťou v priebehu niekoľkých mesiacov alebo rokov. Preto je nevyhnutné plánovať dopredu

10. Trvalé riadenie projektu: kontrola a úprava

Digitalizáciu správy dokumentov vnímajte ako dlhodobý projekt. Technické možnosti sa môžu časom meniť, no rovnako sa môžu meniť aj vaše individuálne požiadavky. Dôsledne preto kontrolujte, do akej miery váš súčasný systém DMS zodpovedá potrebám vašej firmy.
Paul Anderson

Paul Anderson

CLOUD SERVICES BUSINESS MANAGER EMEA, RICOH EUROPE

Ricoh vám pomôže so zavedením správy dokumentov

Systémové a koordinované predstavenie nového systému DMS a procesu je pre dlhodobý úspech projektu nevyhnutné. Je dôležité, aby ste spolupracovali so svojím partnerom pre digitalizáciu, ktorý vás podporí vo všetkých fázach implementácie a poskytne vám školenia a priebežnú podporu pri zavádzaní potrebných zmien správania vo vašej firme.
Objavte naše riešenia na automatizáciu procesov
Process automation solutions

Let’s connect

Talk to a Ricoh expert

Transform your workplace with Ricoh’s Managed Print and Automation Services. 

Boost efficiency, reduce costs, and accelerate your journey towards digital transformation. 

Contact us