Domov
Prieskumy
Blogs
Správa dokumentov – na pracovisku alebo v cloude?

Správa dokumentov – na pracovisku alebo v cloude?

image

Softvér ako služba v cloude: flexibilná správa dokumentov s minimálnym úsilím

Softvérové riešenia na pracovisku dlhý čas prevládali. Firmy si zakúpili licencie na príslušné programy a nainštalovali ich lokálne do počítačov alebo firemných serverov. 
 
Dnes však tento model postupne nahrádza softvér ako služba (SaaS). Softvér zostáva na serveroch poskytovateľa – používatelia k nemu majú prístup prostredníctvom cloudu. Tento vývoj vychádza z viacerých výhod cloudu. Tie môžete využiť najmä v oblasti správy dokumentov. Jeho hlavné výhody sú:​
  • Úspory a nižšie riziká vzniku nákladov​
  • Nízke nároky na IT
  • Prístup k údajom bez ohľadu na lokalitu
  • Zabezpečenie a efektívne využitie údajov​
 
Poďme sa lepšie pozrieť na to, ako môže spoločnosť tieto výhody využiť:​

1. Úspory a nižšie riziká vzniku nákladov prostredníctvom riešení SaaS

  • V prípade softvéru na pracovisku získate právo používať softvér za jednorazovú cenu – obstarávacie náklady sú vysoké a investičné riziko je tiež primerane vysoké. So systémami DMS v cloude toto riziko minimalizujete. Príslušný poskytovateľ vám sprístupní systém správy dokumentov (DMS) na vlastných serveroch. Za to platíte transparentnú mesačnú čiastku. Získavate však flexibilitu a kedykoľvek ich môžete zmeniť s prihliadnutím na výpovednú lehotu. Tento model SaaS má tiež pozitívny vplyv na vašu finančnú rovnováhu: vyhnete sa obrovským jednorazovým nákladom a vaša likvidita a pomer vlastného kapitálu zostávajú vysoké.
  • tarif „všetko v cene“ pri cloudovej verzii: služby ako podpora, údržba a aktualizácie sú zahrnuté v mesačnej sadzbe, čím sa zvýši aj bezpečnosť plánovania. Poskytovateľ služieb je okrem toho zodpovedný za technickú funkčnosť, a preto znáša súvisiace finančné riziká. Ako zákazník sa nemusíte obávať žiadnych prekvapení vo forme dodatočných nákladov.

2. Nízke nároky na IT vďaka cloudovým službám

Pri riešeniach na pracovisku musia spoločnosti vynaložiť značné úsilie v oblasti IT. Špecialisti IT v rámci firmy musia prispôsobiť softvér individuálnym požiadavkám, vykonávať údržbu a zaistiť bezpečnosť firemného servera. Tieto úlohy však môžete so službami SaaS zadať externému dodávateľovi.
 
To vám umožní plne sa sústrediť na vaše skutočné podnikanie. Pracovné zaťaženie vášho IT oddelenia je výrazne nižšie.
Location-independent access to data

3. Prístup k údajom bez ohľadu na lokalitu

Trend flexibilnej práce pretrval aj po pandémii: mnohé firmy a zamestnanci si uvedomujú výhody práce na diaľku a digitálna správa dokumentov v cloude je jej základnou požiadavkou. 
 
Zatiaľ čo ste pri riešeniach na pracovisku odkázaní na infraštruktúru v sídle firmy, k údajom a dokumentom v cloude máte prístup odkiaľkoľvek. Stačí, ak sa identifikujete heslom, odtlačkom prsta alebo iným bezpečnostným mechanizmom.
 
Zamestnanci spoločnosti svoje úlohy prostredníctvom cloudových riešení ľahko vykonajú. To isté platí pre zamestnancov a živnostníkov, ktorí pracujú okrem iného vo vlaku alebo sú na externom stretnutí.

4. S komplexnou digitalizáciou zvýšite efektívnosť

Pre mnohé firmy je správa digitálnych dokumentov prvým krokom k rozsiahlejšej digitalizácii. S komplexným systémom DMS zefektívnite všetky prevádzkové procesy. Automatizácia mnohých pracovných krokov zmierňuje administratívnu záťaž na vaše tímy.
 
Okrem toho zaručuje prehľadná archivácia súborov v cloude aj ich rýchle vyhľadanie. Už nebudete potrebovať priestranný archív v sídle firmy a tento priestor môžete využiť na iný účel!
With comprehensive digitization you gain in efficiency

Let’s connect

Talk to a Ricoh expert

Transform your workplace with Ricoh’s Managed Print and Automation Services. 

Boost efficiency, reduce costs, and accelerate your journey towards digital transformation. 

Contact us