Domov
Prieskumy
Blogs
Prečo potrebujete profesionálne riešenie na správu dokumentov

Prečo potrebujete profesionálne riešenie na správu dokumentov

image

Efektívna správa dokumentov je v dnešnom podnikaní základom

Ukladanie fyzických dokumentov môže spoločnosti stáť aj 17, 5 eura za dokument, pričom sa budú tieto náklady len zvyšovať, pretože cena kancelárskych priestorov v mestách neustále stúpa. Vzhľadom na to je efektívna správa dokumentov v dnešnom obchodnom prostredí nesmierne dôležitá. Bez nej by ste svoju firmu mohli vystaviť radu problémov, od vysokých nákladov až po bezpečnostné riziká.
 
V tomto článku sa dozviete, prečo môže byť riešenie na správu dokumentov nevyhnutné pre vašu spoločnosť.
image

Fyzická dokumentácia je neistá a môže narušiť efektívnosť podnikania

V dnešnej vysokodigitálnej ére môže byť celkom prekvapujúce, že sa mnohé spoločnosti pri svojej každodennej obchodnej činnosti stále vo veľkej miere spoliehajú na fyzickú dokumentáciu. Nedávny výskum odhalil, že je až 95 % obchodných informácií zaznamenaných v papierovej dokumentácii. To so sebou prináša viacero veľkých výziev.
 
Ako všetky tie papierové dokumenty bezpečne uskladníte? Môžete ich bezpečne uskladniť na pracovisku alebo si musíte kúpiť drahý sklad v špecializovanom zariadení?
 
Vzniká tu aj otázka prístupu k fyzickým dokumentom, ich vyhľadávania a zdieľania. Na získanie dokumentov zo zabezpečených úložísk treba čas a vznikajú pri tom aj ďalšie náklady. Rovnako sa naskytá aj možnosť straty, pretože sa v priemere stratí až 7,5 % všetkých papierových dokumentov.
 
Strata dokumentov má rozsiahle následky. Nielenže sa musia reprodukovať, na čo treba čas a zdroje na opätovné vytvorenie, ale vzniká tu aj otázka bezpečnosti. Približne k 40 % prípadov porušenia ochrany údajov dochádza, keď sú v papierovej forme. Tieto porušenia spravidla môžeme zaradiť do týchto kategórií:
  • Strata alebo odcudzenie dokumentov (14 %)
  • Dokumenty zaslané poštou alebo faxom nesprávnemu príjemcovi (19 %)
  • Údaje ponechané na nezabezpečenom mieste (4 %)
  • Nezabezpečená likvidácia papiera (3 %)
 
Fyzické dokumenty tiež výrazne obmedzujú spoluprácu, prácu na diaľku a prácu v pohybe. Nemožnosť zdieľať údaje digitálne oslabí efektívnosť podnikania aj poskytovanie služieb, čo spôsobí slabú výkonnosť spoločnosti a nižšie výnosy.
An Effective Document Management Software is the key

Efektívny softvér na správu dokumentov je základom

Našťastie, vo svete fyzického papiera nezostali všetky spoločnosti. Mnohé dnes pravidelne vytvárajú digitálne dokumenty, ktoré podporujú spoluprácu, zdieľanie a znižovanie nákladov na úschovu. A hoci si tieto spoločnosti hodnotu digitalizácie uvedomujú, mnohé stále podceňujú výzvy a hrozby spojené so zlým softvérom správy dokumentov. Vysoké percento spoločností sa spolieha na interné servery alebo bežné tieňové služby úschovy, ako je Disk Google alebo Microsoft OneDrive. Na prvý pohľad sa zdá, že ide o spoľahlivé a účinné riešenia. Ak sa však na ne trochu lepšie pozriete, rýchlo v nich nájdete problémy. Ukladanie dokumentov si vyžaduje, aby všetci používatelia dôsledne používali schválené úložisko spoločnosti, či už ide o lokálny server alebo „schválené“ riešenie tieňového úložiska. Zamestnanci však podliehajú pokušeniu ukladať súbory lokálne na pevné disky alebo do „neschváleného“ tieňového úložiska, v dôsledku čoho sú dokumenty pre ostatných nedostupné. V takýchto prípadoch môže byť produktivita zamestnancov obmedzená až o 21 % a pracovníci strávia v priemere 18 minút hľadaním dokumentu, ktorý bol uložený na „neschválenom“ mieste alebo zle indexovaný. Štúdia preukázala, že takmer 4 z 5 zamestnancov museli existujúce dokumenty znova vytvoriť, pretože ich nevedeli vo svojej firemnej sieti nájsť.

Ďalšou výzvou je kontrola verzií a možnosť práce s dokumentmi na mobiloch

Bez odborného softvéru správy dokumentov je kontrola verzií na rozhodnutí jednotlivých používateľov. Toto v konečnom dôsledku povedie k prepisovaniu dokumentov a strate údajov, čo opäť znižuje produktivitu a poskytovanie služieb. Až 83 % zamestnancov má problém s označovaním verzií.
 
Efektívna spolupráca si vyžaduje, aby každý zamestnanec pracoval s najaktuálnejším dokumentom. Ak však nemáte k dispozícii softvér na prácu s dokumentmi, ktorý ukladá každý dokument v reálnom čase, je tu veľká pravdepodobnosť, že niektorý zamestnanec použije zastaranú verziu. Vďaka možnostiam kontroly verzií v systéme správy dokumentov budú všetci vidieť, kto kedy vykonal aké zmeny, a všetky zmeny sa vykonajú okamžite pre všetkých používateľov.
 
81 % zamestnancov vyjadrilo potrebu mobilného prístupu k firemným dokumentom, čo sa dá pri moderných pracovných postupoch očakávať. Aj keď môže digitalizácia dokumentov pomôcť tento proces uľahčiť, neposkytuje používateľské výhody odborného riešenia na správu dokumentov.
 
Ak chcete zamestnancom umožniť prezerať, upravovať a podpisovať dokumenty na cestách, budete potrebovať pokročilejšie funkcie, odborné riešenia na prácu s dokumentmi. V súčasnosti nemôže až 74 % zamestnancov elektronicky podpisovať dokumenty pomocou mobilného zariadenia. Integráciou elektronického podpisu do pracovného postupu skrátite čas spracovania dokumentov až o 80 %, pretože používatelia si ich budú môcť prezrieť a okamžite podpísať kdekoľvek a kedykoľvek.

Zhrnieme si, prečo by mala vaša spoločnosť mala prejsť na riešenie na správu dokumentov?

Päť rokov investovania do profesionálneho systému správy dokumentov má návratnosť investícií 404 % a chráni vašu firmu pred rizikom straty dokumentov a krádeže údajov. (IDC)
To sum up why your business

Let’s connect

Talk to a Ricoh expert

Transform your workplace with Ricoh’s Managed Print and Automation Services. 

Boost efficiency, reduce costs, and accelerate your journey towards digital transformation. 

Contact us