Domov
Prieskumy
Blogs
Digitalizovaná archivácia – v súlade so zákonmi a bez informačného chaosu

Digitalizovaná archivácia – v súlade so zákonmi a bez informačného chaosu

image

Teoreticky znie digitalizovaná kancelária pre mnohé firmy na prvý pohľad lákavo

Teoreticky znie digitalizovaná kancelária pre mnohé firmy na prvý pohľad lákavo: odpadá zdĺhavé hľadanie v archívoch, ušetria sa náklady na tlač a správne informácie máte k dispozícii už po jednom kliknutí. Pokiaľ však ide o zákonné a bezpečné uchovávanie, je to trošku zložitejšie – kvôli neistote zostávajú mnohé firmy radšej pri papierových súboroch.
 
Ale nemusí to tak byť. Ukážeme vám, ako efektívne a v súlade s príslušnými predpismi hladko zavediete digitálnu archiváciu vo svojej firme.
image

Digitalizácia vašej kancelárie – čo vaša firma potrebuje

Na ceste k plne digitálnej práci sa mnohé firmy spočiatku rozhodnú zmierniť chaos pri vyhľadávaní informácií z krátkodobého hľadiska. Uchovávanie fyzických dokumentov dopĺňa alebo nahrádza skenovanie dokumentov. Napríklad príjmové doklady sa skenujú a digitálne uchovávajú desať rokov, aj keď termopapier už dávno vybledol.


Funkčnosť, efektívnosť a právna istota musia v závislosti od vašej lokality a odvetvia spĺňať určité normy. Rovnako musíte zaistiť, že dokumenty dokážete nielen digitalizovať vďaka skenovaniu, ale aj indexovať, aby ste ich mohli nájsť a vyhľadať. To znamená, že musíte digitalizovať každý riadok textu, aby ste mali správne informácie k dispozícii už po pársekundovom vyhľadávaní.


Riešenie tohto problému vám ponúkajú systémy správy dokumentov (DMS). Tie umožňujú digitálnu archiváciu všetkých informácií. Pomôžu vám aj so skenovaním prijatých dokumentov, faktúr aj dodacích listov. Všetky dôležité súbory tak budete mať na jednom digitálnom mieste, pričom môžete úložisko presunúť do cloudu alebo vlastnej serverovej infraštruktúry.


Výsledkom sú lepšie pracovné postupy, pretože budú mať oprávnení zamestnanci prístup k všetkým relevantným údajom bez ohľadu na ich lokalitu alebo zariadenie. Okrem toho môžete lepšie chrániť dôležité dokumenty pred neoprávneným prístupom, pretože sa dá digitálny prístup ošetriť heslami, ID a IP adresami. Vďaka systémom VPN bude prístup k súborom na cestách alebo z domácej pracovne rovnako bezpečný ako na pracovisku.


Právnu platnosť zmlúv v DMS zaistíte aj elektronickým podpisom.

Digitálna archivácia

Archivácia v kontexte digitalizácie znamená dlhodobé a nezmeniteľné uchovávanie. V závislosti od veľkosti vašej firmy to môžete dosiahnuť pomocou externe poskytovanej infraštruktúry služieb v cloude alebo vlastných serverov. Po archivácii budú mať oprávnení zamestnanci prístup k informáciám odkiaľkoľvek.

Digitised archiving – legally compliant and no information chaos

Nezmeniteľnosť

Dokumenty, ktoré sa musia uchovávať, sa nesmú digitálne meniť alebo musia obsahovať denník zmien (napr. v dôsledku chýb alebo revízií). Zaistíte tým, že sa budú dať všetky zmeny, autori a údaje zostanú jasne vysledovať. Certifikácia pritom zaručí, že sú digitálny a papierový dokument identické.

S komplexným systémom DMS si nemusíte lámať hlavu nad žiadnym z týchto bodov. Všetky kroky na zaistenie právneho súladu digitálnych informácií a ich zdokumentovanie vykoná samotný systém.

Digitised archiving – legally compliant and no information chaos

Záver – Bezpečne a efektívne skoncujte s chaosom v súboroch

Digitálna archivácia nesmierne uľahčí každodenný život vašich zamestnancov na pracovisku.
Vďaka rýchlejšiemu a bezpečnejšiemu prístupu odkiaľkoľvek a bezpečnému digitálnemu podpisu zlepšíte dynamickú prácu a zabezpečíte súlad s predpismi. 
 
Môžeme vám pomôcť pri identifikovaní a implementácii správneho riešenia digitálnej archivácie pre vašu firmu. 
Ricoh je celosvetový odborník na digitalizáciu pracovísk. Využívame náš globálny dosah, skúsenosti a vzťahy na poskytovanie vysokokvalitnej podpory firmám všetkých veľkostí.

Let’s connect

Talk to a Ricoh expert

Transform your workplace with Ricoh’s Managed Print and Automation Services. 

Boost efficiency, reduce costs, and accelerate your journey towards digital transformation. 

Contact us