Na ceste k plne digitálnej práci sa mnohé firmy spočiatku rozhodnú zmierniť chaos pri vyhľadávaní informácií z krátkodobého hľadiska. Uchovávanie fyzických dokumentov dopĺňa alebo nahrádza skenovanie dokumentov. Napríklad príjmové doklady sa skenujú a digitálne uchovávajú desať rokov, aj keď termopapier už dávno vybledol.

Funkčnosť, efektívnosť a právna istota musia v závislosti od vašej lokality a odvetvia spĺňať určité normy. Rovnako musíte zaistiť, že dokumenty dokážete nielen digitalizovať vďaka skenovaniu, ale aj indexovať, aby ste ich mohli nájsť a vyhľadať. To znamená, že musíte digitalizovať každý riadok textu, aby ste mali správne informácie k dispozícii už po pársekundovom vyhľadávaní.

Riešenie tohto problému vám ponúkajú systémy správy dokumentov (DMS). Tie umožňujú digitálnu archiváciu všetkých informácií. Pomôžu vám aj so skenovaním prijatých dokumentov, faktúr aj dodacích listov. Všetky dôležité súbory tak budete mať na jednom digitálnom mieste, pričom môžete úložisko presunúť do cloudu alebo vlastnej serverovej infraštruktúry.

Výsledkom sú lepšie pracovné postupy, pretože budú mať oprávnení zamestnanci prístup k všetkým relevantným údajom bez ohľadu na ich lokalitu alebo zariadenie. Okrem toho môžete lepšie chrániť dôležité dokumenty pred neoprávneným prístupom, pretože sa dá digitálny prístup ošetriť heslami, ID a IP adresami. Vďaka systémom VPN bude prístup k súborom na cestách alebo z domácej pracovne rovnako bezpečný ako na pracovisku.

Právnu platnosť zmlúv v DMS zaistíte aj elektronickým podpisom.