Domov
Prieskumy
Blogs
How to file and find documents in 7 steps

Archivácia a vyhľadanie dokumentov v 7 krokoch

image

Digitalizácia automaticky neznamená, že budete mať v budúcnosti prospech z prehľadnej archivácie

Ťažkopádne alebo chaotické systémy archivácie dokumentov bránia na mnohých pracoviskách efektívnej práci. Archivácia v papierovej forme sa preukázala ako mimoriadne neefektívna. Manuálny úkon archivácie dokumentu zaberá zbytočne veľa času a ak chcete dokument znovu vyhľadať, čas často strácate. Komplexná digitalizácia má preto veľa výhod, ktoré šetria náklady na papier, tlačiarne aj archiváciu. 
 
Ale pozor: digitalizácia však neznamená, že budete mať v budúcnosti prínos z prehľadnej archivácie. Ak budete dokumenty ukladať nesystematicky, v počítači alebo aj cloude vznikne neporiadok. V takomto prípade budete mať problém vyhľadať dokumenty aj v digitálnej forme. 
 
Pre úspešnú digitalizáciu správy a archivácie dokumentov si preto k srdcu vezmite tieto kroky.

1. Pred digitalizáciou porozmýšľajte nad vhodnou štruktúrou priečinkov

Pri zavádzaní nového systému digitálnej archivácie dokumentov odporúčame zaujať štruktúrovaný prístup. Niektorí ľudia robia chybu napríklad v tom, že si naskenované dokumenty ukladajú na pracovnú plochu. Výsledkom je, že ich musia roztriediť v druhom kroku, čo je časovo náročné.
 
Pred archiváciou prvého dokumentu si radšej vytvorte prehľadnú štruktúru priečinkov.
 
Porozmýšľajte nad vhodnými priečinkami a ich názvami pre váš účel. Aké priečinky sú vhodné pre prvú úroveň? Aký systém priečinkov chcete používať v podadresároch? Vyhraďte si na to čas, neoľutujete. Reštrukturalizácia v neskoršom štádiu vás bude stáť značné úsilie.

2. Vyberte si jeden systém priečinkov

V zásade existujú rôzne systémy archivácie, ktoré môžete použiť. Je však dôležité, aby ste sa vyhli týmto chybám:
  • Najhoršia možnosť je uložiť všetky dokumenty na plochu. Rýchlo o nich stratíte prehľad.
  • Obmedzte aj počet priečinkov. Pri príliš veľkom počte priečinkov už nebudete vedieť, kde sa dokumenty nachádzajú.
  • Obmedzte aj počet úrovní. V ideálnom prípade otvoríte súbor najviac troma kliknutiami.
  • Priečinky na všetkých úrovniach musia mať presné názvy.

3. Zaplňte nový systém archivácie súbormi

Teraz môžete dokumenty skopírovať do jednotlivých priečinkov alebo ich tam rovno ukladať. Najlepšie je začať so všetkými dokumentmi, ktoré máte v digitálnej forme. Skopírujte všetky súbory v počítači, na externom pevnom disku a v mobilných zariadeniach do budúceho systému digitálnej archivácie. Máte v e-mailovej schránke prílohy dokumentov, ktoré ste ešte systematicky neuložili? Pridajte ich aj do systému archivácie. 
 
Až potom sa začnite venovať dokumentom v papierovej forme. Tieto dokumenty skenujte po priečinkoch. Začnite napríklad faktúrami a potom sa postarajte o ostatné typy dokumentov.

4. Maximalizujte efektívnosť: rozsiahla digitalizácia dokumentov

Všetky nové dokumenty archivujte priamo v digitálnej forme – neskôr ich ľahko nájdete.
 
Ak sa rozhodnete používať digitálnu správu dokumentov, mali by ste sa postupne úplne zbaviť fyzických dokumentov. Prijímaniu faktúr a iných dokumentov v papierovej forme, napríklad takých príjmových dokladov z maloobchodu, sa síce nevyhnete, no okamžite ich digitalizujte. Môžete na to použiť rôzne softvéry – dobrý účtovný softvér umožní digitalizáciu pokladničných dokladov. 
 
Ďalšou výhodou takéhoto účtovného programu je, že automaticky zadáva údaje do vášho systému finančného účtovníctva.

5. Myslite na spoľahlivú ochranu svojich údajov

Digitalizáciou archívu dokumentov zvýšite svoju efektivitu a znížite náklady. Vezmite však na vedomie, že svoje súbory musíte dôkladne chrániť, pretože strata údajov môže mať pre vašu spoločnosť katastrofické následky. Pravidelným zálohovaním tomu dokážete zabrániť. 
 
Ďalším nebezpečenstvom je hackovanie, no prístupu neoprávnených tretích strán dokážete predísť pomocou účinných ochranných opatrení.

6. Organizujte a spravujte prístupové práva k priečinkom

Prístupové práva musia byť jasné a transparentné. Prístup povoľte len vtedy, ak ho zamestnanci potrebujú na vykonávanie svojej práce. V opačnom prípade hrozí riziko úniku údajov a porušenia ochrany údajov.

7. Využite podporu profesionálnych poskytovateľov služby správy dokumentov

Digitalizácia úložiska dokumentov je zložitý proces, ako to už ozrejmil tento podrobný návod. Nie ste na to však sami: získajte podporu odborníkov. Poskytovatelia služieb ako spoločnosť Ricoh vám ponúkajú vysokokvalitné softvérové riešenia na ukladanie digitálnych dokumentov a aktívne podporujú vašu digitalizáciu svojimi odbornými znalosťami.

Spojme sa

Porozprávajte sa s odborníkom zo spoločnosti Ricoh

Spojte sa s niektorým z našich konzultantov a zistite, ako môžeme pomôcť vašej spoločnosti.

Kontaktujte nás