Pre tímy, ktoré vykonávajú spracovanie faktúry, sa čas rovná peniaze. Manuálne zadávanie výdavkových správ, spracovanie faktúr a príprava výkazov ziskov a strát si vyžaduje veľa práce a môže mať za následok neskoré úhrady a pokuty, ktoré majú negatívny vplyv na úverový rating. Ďalšími problematickými miestami sú čas strávený hľadaním chýbajúcich papierových faktúr alebo snaha mať prehľad o tom, kde v pracovnom toku sa faktúry nachádzajú.

 

Automatizácia redukuje nákladné a časovo náročné manuálne procesy, pretože faktúry sa dostávajú do bezpečného elektronického archívu. Faktúry v akomkoľvek formáte sú automaticky prijaté a uložené v centralizovanom úložisku s možnosťou vyhľadávania a odosielané príslušným kontaktným osobám na schválenie v rámci vopred naprogramovaných pracovných tokov. Zefektívnením bežných úloh si váš finančný tím môže osvojiť strategickejšiu úlohu a spolupracovať s lídrami spoločnosti na zlepšovaní výkonnosti.

Rýchlosť, presnosť a spoľahlivosť vášho tímu vykonávajúceho spracovanie pohľadávok môže viesť k vytvoreniu alebo narušeniu zdravých vzťahov s dodávateľmi. Vynechané alebo neskoré úhrady, chyby vo fakturácii, duplicitné faktúry, podvody s faktúrami alebo iné problémy v procese vyplácania dodávateľov môžu poškodiť váš vzťah s terajšími dodávateľmi a aj vašu povesť ako spoľahlivého zákazníka v očiach iných dodávateľov.

 

Automatizácia pohľadávok výrazne skracuje platobné cykly, vďaka čomu budete mať silnejšiu pozíciu pri rokovaní o zľavách alebo priaznivejších platobných podmienkach. Keď vás dodávatelia nemusia naháňať, pretože platíte neskoro alebo robíte vo faktúrach chyby, môžete si získať ich lojalitu a vytvoriť príležitosti na ďalší rozvoj obchodných vzťahov.

Chyby v pohľadávkach sú drahé a ich oprava môže byť časovo náročná. Manuálne zadávanie údajov z faktúr a posúvanie papierových kópií faktúr medzi tímami často vedie k nepresnosti údajov, meškajúcim odpovediam a prehliadnutiu. Bez jasného a presného prehľadu môžu zostať faktúry nespracované, môže dôjsť k vynechaniu úhrady alebo k duplicitnej či nesprávne spracovanej úhrade.

 

Automatizácia došlých faktúr rieši overovanie a upozorňuje vás na všetky nezrovnalosti, ako sú duplicitné kópie alebo nekorektné faktúry, vďaka čomu ľahšie identifikujete a napravíte všetky problémy ešte pred ich eskaláciou. Pomocou centralizovaného úložiska s možnosťou vyhľadávania a reportingu o kompletnom procese vytvárania revízneho záznamu môže váš tím rýchlo vykonať krížovú kontrolu toho, kedy bola faktúra zaznamenaná, kde sa teraz nachádza a kto k nej mal naposledy prístup. Tým sa výrazne skráti trvanie auditu a eliminuje väčšina otázok, pretože zamestnanci, finančné oddelenie a dodávatelia majú samostatný prístup k stavu faktúry a platby.

Pokiaľ ide o kontrolovanie peňažného toku, základom je vedieť ako a kde míňate peniaze. Bez jasného prehľadu by sa výdavky mohli pomaly zvyšovať bez toho, aby ste si to všimli, alebo by ste nemuseli postrehnúť neziskové vzťahy s dodávateľom.

 

Automatizácia vám umožňuje podrobne preskúmať výdavky na granulárnej úrovni, vďaka čomu môžete sledovať výkonnosť dodávateľov a skúmať obchodníkmi deklarovanú návratnosť investícií. Efektívny a transparentný proces peňažného toku vám tiež pomáha lepšie poskytovať služby dodávateľom, a to tak, že im poskytnete samostatný portál s prístupom k ich vlastným faktúram, stavu úhrad a ďalším dôležitým informáciám.

Schopnosť sledovať každú podnikovú transakciu bez prerušenia a ochrana dôverných informácií je pre tímy spracúvajúce faktúry nevyhnutnosť. Papier sťažuje riadenie tohto procesu a ohrozuje bezpečnosť potenciálne citlivých informácií. 

 

Automatizácia zabezpečuje kompletnú a správnu dokumentáciu všetkých firemných transakcií, čo vám umožňuje sledovanie jasného revízneho záznamu pre účely reportingu. Nielen zaknihované záznamy z auditovaného obdobia, ale aj e-maily, listy alebo zmluvy súvisiace s týmito záznamami môžu byť daňovému úradu alebo externým audítorom odovzdané v priebehu niekoľkých sekúnd. 

 

Bezpečnostný systém založený na právach chráni pred neoprávneným prístupom a manipuláciou, zatiaľ čo viaceré vrstvy šifrovania zabezpečujú, aby všetko zostalo správne a dôverné. Všetky zmeny nariadení vedú automaticky k aktualizáciám softvéru v cloude, aby ste mali pokoj v duši.