Domov
Prieskumy
Blogs
kľúčové výhody digitalizovanej správy dokumentov pre oddelenie financií

3 kľúčové výhody digitalizovanej správy dokumentov pre oddelenie financií

image

Správa dokumentov pre finančné oddelenie

Vaše finančné oddelenie spracúva veľký objem dôležitých informácií. Okrem toho sú vaše finančné a účtovné procesy kľúčové pre kontinuitu podnikania. Faktúry, dodacie listy, doklady o výdavkoch... množstvo údajov, ktoré sú často v papierovej forme a ktorých spracovanie, indexovanie a uloženie istý čas trvá. 
 
Vzhľadom na obmedzený rozpočet a zdroje, ako by mohlo vaše finančné oddelenie čo najefektívnejšie a najproduktívnejšie spravovať a zdieľať informácie?
 
Ďalej vám vysvetlíme 3 základné výhody, ktoré ponúka softvér správy dokumentov (DMS) pri zlepšovaní finančných operácií.

1. Rýchle ukladanie a načítanie informácií

Mnohé úlohy zahŕňajúce viacero funkcií si vyžadujú spracovanie veľkého množstva informácií z viacerých dokumentov a vo viacerých formátoch. Zavedenie systému DMS zvýši efektívnosť práce s informáciami, čo významne ovplyvní výkonnosť vášho tímu.
 
Napríklad povedzme, že vaše účtovné oddelenie denne spracuje 100 faktúr, ktoré sú uložené vo fyzickom systéme archivácie. Okrem toho musí vyhľadať aj 10 už archivovaných faktúr. Pri manuálnom vykonávaní tohto procesu na to treba približne 6 hodín denne. 
 
Systém DMS však skráti čas, ktorý strávite ukladaním alebo vyhľadávaním dokumentu, na približne 30 sekúnd. Váš tím tak ušetrí 100 hodín administratívneho času mesačne!

2. Rýchlejšia správa dodacích listov

Keď vaša firma doručí tovar zákazníkovi, kuriér ho požiada o podpísanie dodacieho listu. Tieto dodacie listy sa odosielajú finančnému oddeleniu raz denne alebo týždenne. Finančné oddelenie musí po prijatí tieto dodacie listy skontrolovať, vyhľadať správnu zmluvu alebo objednávku, porovnať a overiť údaje, vytvoriť a odoslať faktúru a nakoniec všetky dokumenty uložiť do archívu na úschovu.
 
Systém DMS tento proces výrazne zjednoduší. Vezmime si praktický prípad, v ktorom si správa 20 dodacích listov denne vyžaduje 8 hodín manuálnej práce týždenne, od ich dodania a podpísania, odoslania na finančné oddelenie, overenia, odoslania faktúr až po archiváciu. Ak používate systém DMS, dokážete ušetriť približne 30 hodín mesačne.
 
Okrem toho budú môcť zamestnanci v kombinácii so systémom DMS a mobilným zariadením, napríklad tabletom, po každej dodávke naskenovať alebo nasnímať dodacie listy a odoslať ich do centrály. Fakturácia tak môže prebiehať rýchlejšie.

3. Rýchla reakcia na otázky – H1 s úvodom

Približne 10 % spracovaných faktúr si vyžaduje ďalšiu kontrolu. Pri papierovom systéme ľahko strávite 15 až 20 minút odpovedaním na jednu otázku. Možno vám zavolá predajca s tým, že uhradil nesprávnu sumu, alebo sa chce zákazník informovať, prečo nebola na jeho faktúru uplatnená zľava.
 
Pri manuálnom procese musí v takomto prípade zamestnanec faktúru vyhľadať vo fyzickom archíve, nájsť ju a skontrolovať. Potom musí zavolať dodávateľovi alebo zákazníkovi, aby problém objasnili, a nakoniec musí faktúru znova odoslať.
 
Pri automatizácii tohto procesu sa však čas vyhľadávania dokumentov skráti na niekoľko sekúnd a zamestnanci môžu vyriešiť problémy za jednu či dve minúty bez toho, aby zavesili telefón. Ušetrili by ste tým približne 60 hodín práce mesačne, čím rýchlo dosiahnete značnú návratnosť investícií do firmy. Lepšie skúsenosti okrem toho zvyšujú spokojnosť zákazníkov aj ich udržanie.

Objavte našu správu obchodných procesov

Prispievame k udržaniu angažovanosti a produktivity vášho tímu vďaka jednoduchším, rýchlejším a nákladovo efektívnejším spôsobom práce.
Objavte viac
Discover our Business Process Management Solutions

Let’s connect

Talk to a Ricoh expert

Transform your workplace with Ricoh’s Managed Print and Automation Services. 

Boost efficiency, reduce costs, and accelerate your journey towards digital transformation. 

Contact us