Ako IT získava status hrdinu na pracovisku

Nathan Thomas, šéf produktového oddelenia RDx, Ricoh Europe

Pred priemyselnou revolúciou sa práca často vykonávala v domácnosti alebo v jej okolí, pričom povolania ako kováči a krajčírky pracovali priamo v domácnosti alebo pod ňou. Vďaka novým továrňam a strojom však bolo efektívnejšie, aby sa pracovníci zhromažďovali na jednom mieste - v centre pokroku. 

Posunuli sme sa o dve storočia dopredu a pandémia sa ukázala byť podobne výrazným zlomom pre pracovné návyky. Hoci najhoršie obdobie pandémie je už za nami, nedávny prieskum naznačuje, že priemerný zamestnanec chodí do kancelárie len 1,5 dňa v týždni.

Zatiaľ čo vedenie spoločností zápasí o najlepšie zvládnutie nových pracovných modelov, manažéri IT sa v zákulisí potichu snažia o zachovanie bezproblémového pracovného prostredia pre všetkých. Ako však môže IT oddelenie vyvážiť potreby všetkých, ktorí prichádzajú do kancelárie raz za mesiac či päť dní v týždni?

Spolupráca medzi jednotlivými oddeleniami

Hoci sa môže zdať, že rola oddelení ľudských zdrojov a technického vybavenia je úplne oddelená od povinností oddelenia IT, v skutočnosti všetci pracujú na dosiahnutí rovnakého cieľa: podpory zamestnancov a zlepšenia ich pracovných skúseností. Napriek tomu sú tieto oddelenia často izolované a nekomunikujú, nieto aby spolupracovali. 

Často sa napríklad stretávate s tým, že oddelenia ľudských zdrojov, technického vybavenia a IT predkladajú stratégie modernizácie pracoviska oddelene. Nielenže to vytvára napätie medzi oddeleniami, ktoré súperia o rozpočty, ale môže to spôsobiť aj ďalšie problémy, keď príde na prijímanie zamestnancov alebo integráciu s inými systémami. Z nedávneho prieskumu totiž vyplynulo, že 86 % zamestnancov uvádza ako hlavný zdroj neúspechov na pracovisku nedostatok spolupráce alebo neefektívnu komunikáciu.

Na maximalizáciu potenciálu akejkoľvek stratégie v oblasti skúseností na pracovisku musia firmy odstrániť obvyklé siločiary, ktoré existujú, a spolupracovať na všetkých návrhoch, ktoré budú mať vplyv na pracovisko, už od ich vzniku.

Uprednostnenie flexibility

Pružnosť je v ére hybridnej práce nevyhnutnosťou. Schopnosť okamžite prispôsobiť osobnú aj virtuálnu spoluprácu sa jednoducho očakáva. Dokonca aj základné veci - ako napríklad zabezpečenie, aby si zamestnanci mohli na poslednú chvíľu rezervovať alebo zrušiť stôl, zaregistrovať parkovanie auta v aplikácii a nájsť cestu po budove - sa môžu stať zbytočnými prekážkami, ktoré odradia zamestnancov od návratu do kancelárie, ak sú príliš zložité, neprístupné alebo sa v nich neuplatňujú dobré zásady používateľského prostredia. 

Jednoducho povedané, je potrebné zaviesť správne technológie, aby zamestnanci mohli rýchlo, efektívne a účinne vykonávať svoju prácu, nech sú kdekoľvek. Rovnako musí byť technológia všadeprítomná, aby zamestnanci pracujúci z domu neboli znevýhodnení oproti zamestnancom v kancelárii. 

Firmy navyše musia upustiť od digitalizácie pre ňu samotnú. Ak je proces neefektívny, bude taký aj po digitalizácii. Hlavný cieľ by sa mal vždy zameriavať na zlepšenia orientované na zamestnancov. Nutnosť používať jednu aplikáciu na rezerváciu stola, inú na rezerváciu miestnosti a ďalšiu na registráciu hosťa sa pre zamestnancov rýchlo stane zdrojom frustrácie. 

Namiesto toho musia manažéri IT nájsť riešenia, ktoré ponúkajú bezproblémové pracovné prostredie, ktoré uprednostňuje flexibilitu. Napríklad skutočne prepojené platformy na vylepšenie pracoviska, ako je RICOH Spaces, môžu zamestnancom poskytnúť kompletný súbor nástrojov, ktorý podporuje správu stolov a návštev, správu miestností a požiadavky na služby prostredníctvom jednej mobilnej aplikácie. Tieto technológie prinášajú zamestnancom pracovisko na dosah ruky a umožňujú bezproblémový prechod späť do kancelárie.

Využitie znalostí na plánovanie

Prístup zameraný na ľudí na pracovisku je veľmi dôležitý. Bez prehľadu o tom, ako zamestnanci využívajú pracovisko, budú všetky stratégie na jeho zlepšenie nedostatočné. 

Zber takýchto údajov však nemusí byť náročný proces. Integrované technologické platformy môžu opäť pomôcť tým, že firmám poskytnú prehľad o tom, ktoré zasadačky a stoly sú najmenej využívané, vyhodnotia, ako často jednotlivci prichádzajú do kancelárie, alebo ukážu, či je potrebné viac priestorov na spoluprácu, aby sa prispôsobili potrebám zamestnancov. 

Vďaka jednej integrovanej platforme môžu manažéri kancelárií lepšie pochopiť správanie zamestnancov a podľa toho prispôsobiť zariadenia pre zamestnancov. Tieto nástroje môžu tiež predpovedať správanie, napríklad najvyťaženejšie dni v kancelárii, a upozorniť na to, kde môže byť potrebné ponúknuť alternatívne opatrenia. 

Tieto poznatky môžu byť neoceniteľné pri vypracúvaní stratégií na ďalšie zlepšenie pracovného prostredia. V širšom zmysle, navrhovaním pracovných priestorov, ktoré sú prispôsobené potrebám zamestnancov, firmy maximalizujú produktivitu zamestnancov, čím podporujú rast, ako aj prilákanie a udržanie talentov.

Výhľad do budúcnosti

V konečnom dôsledku je úloha IT pri vytváraní bezproblémového pracovného prostredia dôležitejšia ako kedykoľvek predtým. Aby sa to podarilo, musia manažéri IT prekonať problémy internej komunikácie a spolupracovať s ďalšími kľúčovými manažérmi s rozhodovacími právomocami. Všetky zavedené riešenia musia byť zamerané na ľudí. Jednoducho povedané, najlepšie návrhy na zlepšenie skúseností na pracovisku by sa mali vyvíjať s ohľadom na jednotlivca - bez ohľadu na to, kde sa nachádza.  

Ako ukazuje história, náš vzťah ku kancelárii sa neustále vyvíja. Ak chcú IT manažéri udržať náskok a neustále zlepšovať pracovné prostredie, musia zaviesť pružnú reakciu založenú na spolupráci a dátach. RICOH Spaces je ideálna technologická platforma na skvalitnenie pracovného prostredia. Zároveň je to spoľahlivé opatrenie, ktoré zabezpečí, že si IT udrží status hrdinu. 

Ak sa chcete dozvedieť viac informácií o RICOH Spaces, kliknite sem.