AUTOMATIZÁCIA PROCESOV
Spracovanie došlých faktúr
Zjednodušte spracovanie došlých faktúr pomocou automatizácie na rýchlejšie a bezchybné spracovanie faktúr.
Prehľad
Zvýšte efektivitu pomocou automatizácie spracovania došlých faktúr
Vedeli ste, že manuálne spracovanie faktúry trvá v priemere 8 dní? S automatizáciou len 4 hodiny.
Manuálne zadávanie údajov, prácne vyhľadávanie dokumentov a nedostatočný prehľad sú bežnými problémami, ktoré často vedú k oneskoreným platbám, duplicitám, nevyužitiu zliav za predčasné platby a vysokým nákladom na spracovanie faktúry. Nehovoriac o frustrácii a stratenom čase účtovných tímov.
Riešenie spoločnosti Ricoh pre automatizáciu procesov v oblasti spracovania došlých faktúr uľahčuje zachytávanie, spracovávanie a archiváciu faktúr, vďaka čomu máte opäť kontrolu nad peňažnými tokmi a vášmu tímu ušetríte čas.
Je váš proces spracovania došlých faktúr efektívny?
Ako to funguje?
-
1. Inteligentné snímanie
-
2. Automatické spracovanie
-
3. Bezpečná a správna archivácia
1. Inteligentné snímanie
Faktúry sa zaznamenávajú pri príchode, či už prostredníctvom e-mailu, importu alebo skenovania. Riešenie inteligentne extrahuje kľúčové údaje z došlých faktúr pomocou pokročilého rozpoznávacieho softvéru, porovnáva ich so súvisiacimi dokumentmi, ako sú napríklad objednávky, a kontroluje, či sa v nich nenachádzajú chyby a duplicity. Tým sa zabezpečí presné zaznamenávanie údajov a ich efektívne spracovanie s minimálnym množstvom manuálnych vstupov.
2. Automatické spracovanie
Automatizované pracovné postupy sú založené na určitých pravidlách a faktúry posielajú presne tým osobám na preskúmanie a schválenie, ktorým sú určené, čím sa znižuje oneskorenie, chybovosť a zabezpečujú sa rýchle a správne platby. Riešenie tiež odosiela informácie do vášho systému ERP alebo účtovného systému, čím sa eliminuje potreba časovo náročného duplicitného zadávania údajov.
3. Bezpečná a správna archivácia
Všetky faktúry sú uložené v zabezpečenom elektronickom systéme s možnosťou vyhľadávania, ktorý ich chráni pred stratou a neoprávnenou manipuláciou a poskytuje vášmu tímu kedykoľvek prístup z akéhokoľvek zariadenia. Riešenie tiež generuje správy a auditné záznamy, čím vám pomáha plniť legislatívne a audítorské požiadavky.
Poradenské služby Ricoh
Potrebujete pomoc s návrhom automatizovaného spracovania došlých faktúr?
Naši odborní poradcovia vám pomôžu identifikovať konkrétne požiadavky a riešenia na optimalizáciu vašich súčasných procesov spracovania účtovných záväzkov a pomôžu vám navrhnúť a zaviesť riešenia, ktoré budú odolné aj v budúcnosti. Naši poradcovia vám môžu pomôcť s nasledujúcimi záležitosťami:
- Odporúčania na mieru: Naši konzultanti vám na základe vašich špecifických potrieb odporučia technológie, pracovné postupy a procesy na mieru.
- Implementácia: Pomôžeme vám implementovať riešenie, vytvoriť pracovné postupy a integrovať ich s vašimi existujúcim systémom ERP alebo systémom financovania, čím uľahčíme prácu oddelenia IT.
- Školenie: Pre kľúčových používateľov a správcov, ako sú napríklad finanční manažéri a účtovníci, poskytujeme školenia na mieste aj online, čím uľahčujeme zavedenie riešenia.
