Umenie a veda o vytváraní optimálnej kancelárie

Podniky na celom svete naďalej vyzývajú zamestnancov, aby sa vrátili do kancelárie, pretože si uvedomujú výhody osobnej spolupráce, inovácií a tvorivosti na uvoľnenie naplnenia a produktivity. Nehovoriac o finančnej záťaži vyplývajúcej z nevyužitých alebo neefektívnych kancelárskych priestorov, keďže z každej 1 libry vynaloženej na nehnuteľnosti sa 77 pencí premrhá na nevyužité kancelárske priestory.

Keďže obsadenosť kancelárií v Európe je stále len na 75 % úrovne spred pandémie, v našom nedávnom prieskume realizovanom so spoločnosťou Centre for Economics and Business Research sme zistili, že 70 % vedúcich predstaviteľov podnikov plánuje v nasledujúcich dvoch rokoch zmenšiť kancelárie.

Napriek rozšírenej túžbe optimalizovať pracovisko je zrejmé, že mnohé podniky majú problémy s určením najlepšieho prístupu, ako splniť očakávania zamestnancov, merať úspech a neustále prehodnocovať a rozvíjať svoju stratégiu v závislosti od zmien obchodných požiadaviek.

Vedúci pracovníci v oblasti správy budov majú v súčasnosti prístup k množstvu údajov o využívaní, ale je potrebné, aby sa z nich stali dôveryhodné poznatky. Skutočnosť je taká, že vytvorenie optimálnych kancelárskych priestorov nie je len o samotných fyzických priestoroch, ale aj o tom, ako tieto priestory spĺňajú vyššie a vyvíjajúce sa potreby zamestnancov v súčasnosti a v budúcnosti.

Tu sa dozviete, ako môžu vedúci pracovníci zariadení zvládnuť umenie optimalizácie kancelárskych priestorov pomocou vedeckých poznatkov založených na údajoch, aby dosiahli pozitívny zážitok na pracovisku:

1. Využite poznatky zamestnancov na zdokonalenie svojho nehnuteľného majetku

Pre vedúcich pracovníkov v oblasti zariadení je dôležité prijímať rozhodnutia, ktoré podporujú flexibilnú prácu a ciele ESG (environmentálna a sociálna oblasť a oblasti správy a riadenia) – ale bez pochopenia toho, ako vaši ľudia pracujú najefektívnejšie, ich vaša stratégia nepodporí.

Získavanie informácií v reálnom čase o tom, ako vaši ľudia využívajú pracovné priestory, je dobrým začiatkom. Integrované riešenia založené na údajoch, ako napríklad Ricoh Spaces, vám poskytnú potrebné informácie vrátane využitia priestoru a správania zamestnancov.

Získaním týchto dôležitých poznatkov budete môcť precíznejšie vyladiť svoje kancelárske priestory, formovať nové zásady a prijímať rozhodnutia, ktoré budú prospešné pre vašich ľudí a podnikanie na základe skutočných potrieb, nie na základe predpokladov.

2. Zostaňte agilní

Skvelé pracovisko by sa malo vedieť prispôsobiť vyvíjajúcim sa potrebám svojich zamestnancov a zároveň poskytovať dynamické a konzistentné skúsenosti na všetkých miestach a kontaktných miestach. Kľúčom k správnemu postupu je poskytnúť zamestnancom a návštevníkom prehľad o vašom pracovisku a jeho zdrojoch v reálnom čase.

Je veľmi dôležité, aby zamestnanci mali možnosť vopred si rezervovať stoly, zasadacie miestnosti a miesta pre svoje autá, ktoré najlepšie podporia ich potreby na daný deň. Napríklad, či už ide o spojenie s určitými ľuďmi, možnosť mať tichý pracovný priestor alebo potrebu spolupracovať vo veľkej skupine. Tento prehľad dáva zamestnancom možnosť plánovať svoje dni tak, aby dosiahli maximálnu produktivitu, angažovanosť a spokojnosť.

Vďaka tomuto prehľadu môžete sledovať údaje v priebehu času a podľa potreby ich prispôsobiť tomu, ako vaši ľudia využívajú priestory.

3. Maximálne využitie inteligentných technológií

Inteligentné technológie existujú na zlepšenie skúseností zamestnancov a ich ľahkú dostupnosť. Vysokokvalitné videokonferenčné riešenia umožňujú tímom spolupracovať odkiaľkoľvek, kde im to najviac vyhovuje, a ponúkajú slušné riešenie pre tých, ktorí sa pripájajú na diaľku.

Inovatívna technológia slúži aj na zvýšenie výhod, ktoré kancelária prináša. Vezmime si ako príklad faktory prostredia: teplota aj zloženie vzduchu môžu mať veľký vplyv na koncentráciu a pohodlie v kancelárii. Využitím inovatívnych technológií, ako sú snímače teploty a skenery kvality vzduchu, ich môžete optimalizovať pre svojich zamestnancov.

Pre vedúcich pracovníkov správy nehnuteľností, ktorí musia zvážiť optimálne usporiadanie a prostredie kancelárií, sú inteligentné technológie dôležitým nástrojom na zlepšenie zážitku z práce, čo môže podporiť získavanie a udržanie talentov.