Fakturačné služby

Fakturačné služby od Ricoh vám pomôžu zlepšiť pracovné postupy fakturácie zavedením efektívnych, sledovateľných fakturačných postupov v rámci celej organizácie. 

Naša služba vám pomôže:

• Znížiť spotrebu energie a papierové a poštové náklady presunom z papierovej formy fakturácie na elektronickú
• Ušetriť čas zefektívnením manuálnych pracovných postupov a urýchlením spracovania faktúr
• Zvýšiť produktivitu tak, že zamestnancom umožní sústrediť sa na iné oblasti biznisu
• Zlepšiť riadenie toku financií s jasným prehľadom o finančných prostriedkoch, ktoré má organizácia získať a vyplatiť
• Podporiť zásady vzhľadom na životné prostredie s presunom na bezpapierovú fakturáciu
• Zlepšiť zabezpečenie dokumentov znížením rizika spojeného s fyzickým prenosom a úschovou

Pohľadávky 

Táto služba zahŕňa:

• Dodanie odchádzajúcich faktúr prostredníctvom digitálnych alebo tlačených kanálov
• Prechod z tlačenej formy na digitálnu fakturáciu tempom, ktoré vyhovuje vašim klientom
• Automatizácia formátovania, triedenia a dodania faktúr v preferovanom formáte 

Záväzky 

Táto služba zahŕňa:

• Zachytenie všetkých prichádzajúcich faktúr z viacerých kanálov, od papierovej formy po elektronický prenos súborov
• Preklad všetkých e-mailov do digitálneho formátu a doručenie do ERP aplikácie vo forme elektronickej faktúry

Riešenie od Ricoh prináša 63% nárast efektivity

Riešenie digitálneho spracovania faktúr od Ricohu pomohlo dodávateľovi služieb prevziať kontrolu nad svojím vlastným dodávateľským reťazcom. Automatizovaný systém zefektívnil overovanie a schvaľovanie faktúr a znížil čas potrebný na spracovanie faktúr dodávateľov. 

Manuálne papierové systémy využívané dodávateľom služieb na spravovanie faktúr dodávateľov boli neefektívne a časovo náročné. Spoločnosť potrebovala efektívnejšie riešenie spracovávania faktúr, ktoré by zautomatizovalo manuálne systémy, zefektívnilo postup schvaľovania a zaistilo včasné splatenie faktúr dodávateľov bez potreby spracovania papierových dokumentov. 

Ricoh tento proces prepracoval vďaka dôkladnému pochopeniu potrieb spoločnosti a požiadaviek zákazníka. Zaviedli sme inteligentné digitálne riešenie na automatizáciu postupov schvaľovania faktúr a priamu integráciu so zavedenými systémami spoločnosti, čo zaistilo presné aktuálne finančné informácie.

Fakturačné služby prinášajú výrobcovi športového oblečenia úspory vo výške 3 milióny € ročne

Zákazníka Ricohu, známeho výrobcu športového oblečenia, stála distribúcia papierových faktúr a výpisov 4 milióny € ročne.

Fakturačný proces spravovalo centralizované fakturačné oddelenie spoločnosti a faktúry sa tlačili, vkladali do obálok, triedili podľa krajiny a denne rozposielali. Ostatné dokumenty ohľadom transakcií, ako výpisy z účtov a ďalšie potvrdenia, sa pripravovali na mesačnej báze. 

Firma uznala neefektívnosť zavedených procesov a ich vysokú mieru závislosti od manuálneho spracovania a požiadala Ricoh o poskytnutie spravovanej služby, ktorá by zefektívnila administráciu a znížila náklady. 

Výrobca športového oblečenia dnes objednáva fakturačný proces u Ricohu. Transakčné dáta vytvárané systémom správy objednávok firmy dnes spracováva Ricoh a využívajú sa na vytvorenie elektronických faktúr. Faktúry sa na základe preferencií každého zákazníka nahrávajú na webový portál na online prezeranie alebo tlačia a rozposielajú bežnými prostriedkami. 

Spoločnosť dnes pracuje na prevode 80 % svojich zákazníkov na elektronickú fakturáciu. Tento krok ušetrí 3 milióny € ročne a zosúlaďuje interné procesy so zelenou politikou firmy.